一、设置页面(“页面布局”—“页面设置”)
(一)“页边距”。
1.页边距:上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。
2.纸张方向:纵向。
(二)“纸张” 纸张大小。
A4,确保“每面排22行,每行排28个字,并撑满版心”。
二、设置标题
(一)“字体”。
1.主标题:先设置字体为“方正小标宋简体”;字号,二号。
2.副标题:字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。
(二)“段落”。
1.对齐方式:居中。
2.左侧右侧缩进均为0字符。
3.特殊格式:无。
4.段前段后间距均为0行。
5.行距:固定值,28-30磅。
(三)内容要求。
1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当;多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。
2.正式公文标题应要素完整,一般格式为“发文机关+关于××(事由)的+文种”。
3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一行居中排布;最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。
4.标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。
三、设置正文
(一)“字体”。
1.一级标题:字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。
2.二级标题:字体,楷体_GB2312(或楷体);字形,不加粗;字号,三号。
3.三级标题、四级标题和五级标题:字体,仿宋_GB2312(或仿宋);字形,加粗;字号,三号。
4.其余正文(包括附件、落款、附注):字体,仿宋_GB2312(或仿宋);字形,不加粗;字号,三号。
5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为Times New Roman(按照之前的公文格式,这个是没有的)。
(二)“段落”。
1.对齐方式:两端对齐。
2.左侧右侧缩进均为0字符。
3.特殊格式:首行缩进,2字符。
4.段前段后间距均为0行。
5.行距:固定值,30磅。
(三)内容要求。
1.主送机关(俗称“抬头”)居正文第一行单独成行,顶格不缩进。
2.一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”、“①”排序标注。
3.公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全,一般格式为“《关于××××的××》(××××号)”,特别注意发文字号中必须使用六角括号。
4.附件在正文末下空1行,靠左缩进2字符排布;标准格式为“附件:1.××××”;附件名称不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序号;多个附件用阿拉伯数字“1.”标注序号,并按顺序回行排列;回行时,序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。
5.发文机关署名(俗称“落款”)在正文末(或附件末)下空1-3行(不盖章时空1行,盖章时空3行),靠右空2字符排布。
6.成文日期(俗称“落款日期”)在发文机关署名下一行靠右排布,以发文机关署名为准居中;标准格式为“×××年××月××日”,用阿拉伯数字将年、月、日标全,不编虚位。
7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在空白处,印章上沿距正文最后一行文字空1行,印章下沿骑“年”盖“月”。
8.附注(上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话)在成文日期下一行靠左缩进2字符排布;标准格式为“(联系人:×××;联系电话:××××)”。
9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使用的标点符号按相应规范执行。
四、设置页码
(一)一般情况。
1.奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。
2.“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚:勾选“奇偶页不同”。 3.“插入”—“页码”—“设置页码格式”:选择编号格式“-1-,-2-,-3-”。
4.将光标置于第1页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置右侧缩进1字符。
5.将光标置于第2页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置左侧缩进1字符。
(二)信函格式公文(套印函头纸的公文)
1.首页不显示页码;只有两页的可以不标注页码,双面打印即可。
2.三页及以上的,从第2页开始标注页码,奇数页页码在页面。
五、公文格式
(一)公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一函的写作格式。
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。
①标题
一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**(事由)的函》;复函为《关于**(答复事项)的复函》。
②正文
一般包括三层:简要介绍背景情况;商洽、询问、答复的事项和问题;希望和要求,如:“务希研究承复”,“敬请大力支持为盼”等。
(二)公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二通知格式:(会议性通知)
关于×××××××××××××××会议的通知
各职能处室:
定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下:
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日(会期×××,×××××报到。)
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜:
(一)××××××××××××××××××××××××××××。
(二)××××××××××××××××××××××××××××。
(三)×××××××××××。
联系人:×××,电话:××××××××,传真:××××××××。
《通知》写作要点
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:制发机关+事由+通知。
二、正文:㈠通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。㈡通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:三种写法:
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
(三)公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之四报告格式:(建议报告)
关于××××××的报告
XXXX:
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥,请批转各部门执行。
XXXXXXX单位
××××年×月×日
(四)公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之五报告格式:(情况报告)
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××,提出以下建议:一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。
XXXXXXX单位
××××年×月×日
(五)公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之五报告格式:《报告》写作要点。
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。
二、正文:
㈠事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。
㈡事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。
(六)公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之五报告格式:《请示》写作要点。
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题:制发机关名称+事由+请示。
二、正文:㈠请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。
㈡请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。
三、结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。
注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。
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